Gestion documentaire : 6 conseils pour une utilisation efficace en maintenance
Vous souhaitez savoir comment bien organiser votre gestion documentaire ? Savoir si les anciennes versions doivent être conservées ou supprimées ? Ou encore l’intérêt d’une bonne gestion documentaire en maintenance ?
Vous êtes au bon endroit, notre blog dédié à la maintenance industrielle et la GMAO vous permettra de mieux comprendre les enjeux d’une bonne gestion documentaire en maintenance.
Dans cet article, nous allons voir :
- À quoi faut-il penser quand on met en place une gestion documentaire ;
- 6 conseils pour vous permettre de gérer vos activités de maintenance avec une gestion documentaire digitalisée.
Une intervention de maintenance réussie requiert un technicien formé et informé, de bons outils, la disponibilité des pièces de rechange, et surtout un accès à la documentation de maintenance. Retrouver le dossier technique d’un équipement, consulter les modes opératoires possibles ou connaître l’historique des interventions qui ont déjà eu lieu sur l’actif en question, sont autant d’informations nécessaires au technicien pour conduire au mieux ses interventions. Pour répondre à ces besoins, le recours à un système de gestion documentaire adapté et à jour est recommandé.
Pour aller encore plus loin, il est également préconisé d’intégrer cette fonctionnalité dans une solution de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). L’objectif de ce déploiement est de centraliser toutes les informations essentielles, incluant la Gestion Électronique des Documents (GED), l’archivage électronique, l’indexation et la sécurisation des documents, la gestion des versions, l’accès et la recherche documentaire avancée.
Gestion documentaire : à quoi faut-il penser ?
Dans le cadre des opérations de maintenance, la gestion documentaire englobe tous les processus mis en place pour traiter les documents et les informations nécessaires à chaque intervention. Des données bien gérées et optimisées peuvent considérablement améliorer la productivité, l’efficacité, la réussite des interventions, et réduire les délais.
Cela inclut précisément :
- L’organisation et la structuration : avoir une classification claire et une arborescence intuitive pour les documents, par exemple en les triant par type, date et projet pour faciliter la recherche ;
- La gestion des versions : déployer un système pour suivre les modifications des documents et garantir l’accès aux versions les plus récentes ;
- La sécurité : définir des droits d’accès spécifiques et adopter des mesures de protection robustes et des sauvegardes de documents.
- L’accessibilité : garantir l’accès aux documents en ligne via diverses plateformes, incluant la possibilité de les consulter sans accès à un réseau Internet.
- L’information et la mise à jour: établir un processus de mise à jour régulière des documents pour maintenir l’efficacité du système et d’information des utilisateurs.
Pour vous aider à mieux comprendre ces préconisations, nous avons établi une liste de 6 recommandations spécifiques basées sur l’utilisation d’une GMAO pour vos documents de maintenance.
6 conseils pour une gestion documentaire pertinente et performante de vos activités de maintenance
#1 Faire un état des lieux de sa base documentaire
Avant de mettre en place une gestion documentaire efficace, il est important de commencer par un état des lieux exhaustif de votre base documentaire actuelle.
Pour cela, il faut :
- Caractériser les données en termes de qualité et de pertinence : indexer vos documents selon des critères spécifiques afin de faciliter vos recherches (types de documents, règles de nommage, etc..) ;
- Prendre en compte les contraintes du référentiel de votre organisation et respecter les procédures qualité en vigueur ;
- Identifier les documents manquants et ceux à mettre à jour.
#2 Établir une stratégie de gestion des données
Une stratégie bien définie pour la gestion des données est essentielle. Voici ce que vous devez prendre en compte :
- Mettre en place des processus réguliers de vérification des informations, y compris la gestion des versions, pour garantir des données toujours actualisées. Par exemple, planifiez des revues trimestrielles pour vérifier l’exactitude des données et effectuer les mises à jour nécessaires ;
- Utiliser des formats de documents standardisés pour faciliter la recherche documentaire avancée, la consultation, et la mise à jour. Par exemple, adoptez un modèle de document unique pour les rapports techniques afin de rendre l’accès et la compréhension plus aisés pour tous les utilisateurs ;
- Déterminer les données nécessaires pour la GED, incluant les visas, un moteur de recherche intelligent, et les modes on et off line ;
- Définir des règles de codification et de nommage et les adapter à votre environnement industriel (ex : codifier vos documents en lien avec l’arborescence de votre GMAO).
#3 Vérifier la pertinence des documents mis à dispositions
Il est important de s’assurer que les documents mis à disposition soient pertinents et utiles.
Pour ce faire :
- Analyser le taux d’utilisation des documents.
- Collecter les retours qualité pour identifier les incohérences ou les écarts.
- Évaluer l’autonomie des techniciens en intervention grâce à ces documents.
En adoptant cette méthode d’analyse, vous vous assurez que le contenu des documents corresponde aux besoins de vos techniciens en intervention et que cet accès simplifié leur permet de gagner du temps quotidiennement.
#4 Centraliser les documents dans un système de gestion électronique des documents (G.E.D)
digitale conviviale et complète facilite :
- La numérisation et l’indexation des documents, et donc l’accès rapide aux manuels d’équipements, plans de maintenance, rapports d’intervention, etc… ;
- L’archivage électronique et la migration des documents ;
- La gestion des métadonnées (ensemble d’informations essentielles nécessaires à la gestion, la classification et la recherche de vos documents, au-delà du contenu du document en lui-même).
La GMAO intégrant la GED peut également se synchroniser avec d’autres applications du système d’information (SI) de l’entreprise, comme votre ERP ou les systèmes de gestion des stocks. Pour fluidifier encore davantage la communication entre la GMAO et les autres systèmes informatiques, des API sont déployées. Ces interfaces de programmation d’applications agissent comme des intermédiaires, facilitant l’échange de données entre vos différents outils de gestion.
#5 Mettre en place des flux de travail pour garantir la mise à jour des documents
Chaque nouvelle version d’un document doit intégrer les dernières modifications, qu’il s’agisse de procédures, de normes de sécurité ou de plans de maintenance, afin de prévenir les erreurs qui pourraient entraîner des arrêts de production ou des incidents graves. La mise à jour régulière des documents est donc indispensable pour maintenir leur pertinence.
Voici comment procéder :
- Établir des workflows (flux) clairs pour le pilotage et la mise à disposition des documents ;
- S’assurer que les documents sont facilement accessibles et que leur mise à jour est effectuée de manière proactive. (Dernières versions actualisées) ;
- Prendre en compte les anomalies relevées par les intervenants sur le terrain concernant les documents.
Il est important de comprendre que chaque version d’un document peut servir de référence en cas de besoin pour comprendre l’historique des modifications, retracer les décisions ou analyser les incidents. Cette traçabilité assure la conformité aux réglementations, répond aux audits, et facilite le retour d’expérience. De plus, conserver les versions antérieures permet de revenir à une version précédente si une mise à jour s’avère problématique, garantissant ainsi une continuité des opérations sans interruption majeure.
#6 Prévoir un mode déconnecté pour la gestion documentaire
L’accès aux informations doit être assuré, même sans connexion au réseau pour vos techniciens. Ainsi, en cas de déconnexion, que ce soit en zone isolée ou avec une connectivité limitée lors d’une intervention, ces derniers doivent être capables de consulter et de retrouver la documentation à jour depuis l’application mobile, sans connexion internet.
La GMAO DOMMS reste entièrement fonctionnelle lors des déplacements notamment en l’absence de connexion Internet, les données sont automatiquement synchronisées dès que la connexion réseau est rétablie. Cela en fait une solution efficace, facile à déployer et à utiliser, adaptée à une variété de conditions opérationnelles.
S’équiper d’une GMAO avec une fonctionnalité de gestion électronique des documents est une solution incontournable pour améliorer la productivité des équipes techniques lors des opérations de maintenance. Cette approche devient encore plus pertinente lorsqu’elle permet de connecter vos outils entre eux et d’accéder aux données hors ligne.
Ces conseils sont généraux et doivent être appliqués en fonction de votre organisation, pour une analyse plus approfondie sur la situation de votre entreprise et explorer le potentiel de notre GMAO DOMMS, contactez nos experts.
