GED & GMAO : pourquoi est-ce un duo gagnant pour vos techniciens ?
Dans un secteur industriel en constante évolution, où l’optimisation des ressources est essentielle, les techniciens et responsables de maintenance font face à des défis croissants. L’accès rapide à des documents fiables, la planification des interventions ou encore la gestion des équipements nécessitent des outils performants. C’est ici qu’interviennent deux solutions phares : la Gestion Électronique des Documents (GED) et la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO).
Ces deux outils, lorsqu’ils sont combinés, offrent une synergie puissante. Ils permettent de transformer le quotidien des techniciens tout en apportant des gains significatifs en termes de productivité, d’efficacité et de coût. Dans cet article, nous explorons en détail pourquoi l’association GED et GMAO est une stratégie gagnante pour les entreprises.
Qu’est-ce qu’une GED et une GMAO ? Comprendre leurs rôles respectifs
GED : une gestion documentaire structurée et accessible
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, est une solution numérique dédiée à l’organisation, la centralisation et l’accès aux documents techniques d’une entreprise, cela inclut :
- Manuels techniques des équipements : Ces documents détaillent les instructions de maintenance et les spécifications techniques.
- Plans et schémas : Nécessaires pour les interventions complexes sur des machines ou infrastructures.
- Procédures et modes opératoires : Au-delà des manuels d’utilisation, des détails et informations pour réaliser efficacement les interventions.
Les avantages majeurs de la GED :
- Fiabilité de l’information : L’indexation identifie la bonne documentation au bon équipement (type, tag, fabricant, etc…).
- Gain de temps : La recherche rapide via mots-clés ou filtres évite aux techniciens de fouiller dans des classeurs ou des fichiers mal organisés.
- Mise à jour constante : Chaque version des documents est archivée, garantissant un accès aux informations les plus récentes.
- Sécurité accrue : Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à des documents spécifiques.
GMAO : une solution pour organiser et automatiser la maintenance
La GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, est un logiciel conçu pour planifier et optimiser toutes les tâches liées à la maintenance. Elle permet aux responsables et aux techniciens de :
- Planifier les interventions : Préventives, curatives ou conditionnelles.
- Suivre l’état des équipements : Historique des pannes, réparations, et performances des machines.
- Analyser les données : Rapports détaillés sur les indicateurs clés (KPI) tels que la disponibilité des équipements.
Pour en savoir plus sur la GMAO consultez notre page dédiée.
Pourquoi GED et GMAO sont complémentaires ?
Si la GMAO est le cerveau qui planifie et suit les opérations, la GED est la mémoire qui stocke et met à disposition les informations nécessaires. Par exemple, lors d’une intervention, la GMAO identifie les tâches à accomplir, tandis que la GED fournit instantanément les manuels ou plans requis.
Les enjeux des techniciens sans GED ni GMAO intégrées
Rechercher des documents : un défi quotidien
En l’absence d’une GED performante, les techniciens perdent un temps précieux à chercher des informations dans des dossiers papier ou des bases désorganisées. Cette inefficacité freine leur travail et allonge les délais d’intervention.
Des données obsolètes ou inaccessibles
Un document technique non à jour peut entraîner des erreurs critiques lors des interventions. Par exemple, appliquer une procédure incorrecte sur une machine sensible peut provoquer une panne majeure, augmentant les coûts et les temps d’arrêt.
Manque de connexion entre outils
Dans les entreprises qui utilisent des systèmes déconnectés (tableurs, outils manuels, papier, …), les informations ne circulent pas efficacement entre les équipes. Cela engendre des pertes d’information ou de suivi, des doublons, des erreurs et des retards.
Pourquoi associer GED et GMAO est une révolution pour la maintenance ?
Pour les techniciens : un accès simplifié et complet aux données
Accès instantané aux informations
Grâce à une GED intégrée à la GMAO, les techniciens peuvent accéder immédiatement aux fiches techniques, plans et historiques d’interventions directement sur le terrain.
Exemple : En scannant une puce NFC sur un équipement, un technicien accède à toutes les informations nécessaires sans avoir à retourner au bureau.
Réduction des erreurs
La mise à jour automatique des documents garantit que les techniciens travaillent toujours avec les informations les plus fiables, réduisant ainsi les risques d’erreurs coûteuses.
Amélioration de la productivité
Avec une interface mobile, les techniciens peuvent :
- Documenter leurs interventions en temps réel.
- Signaler des anomalies avec des photos ou vidéos directement ajoutées à l’historique.
- Consulter les procédures en mode hors-ligne, idéal pour les zones sans connexion.
- Participer et enrichir les Retours d’EXpérience (REX)
Pour l'entreprise : une gestion optimisée et rentable
Une traçabilité accrue
Chaque document, tâche ou intervention est enregistré et centralisé, offrant une vue complète sur les équipements et les actions entreprises.
Des coûts réduits
En limitant les erreurs et en améliorant l’organisation, la GED et la GMAO permettent de diminuer les temps d’arrêt et les dépenses inutiles.
Une prise de décision éclairée
Les données croisées entre la GMAO et la GED offrent des informations précieuses. Par exemple, un manager peut identifier les équipements les plus coûteux à maintenir et planifier un remplacement ou une amélioration.
Comment réussir l'intégration GED + GMAO ?
Analysez vos besoins et votre environnement existant
L’intégration d’une GED et d’une GMAO commence par une analyse approfondie de votre situation actuelle.
- Cartographie des documents existants :
- Identifiez les types de documents utilisés dans vos processus de maintenance : manuels techniques, plans d’équipements, fiches de sécurité, historiques d’intervention.
- Évaluez leur qualité : Sont-ils à jour ? Conformes aux standards de l’entreprise ? Faciles d’accès pour les techniciens ?
- Identifiez les documents manquants ou redondants. Par exemple, certains équipements pourraient nécessiter des schémas supplémentaires ou des plans de maintenance détaillés.
- Identification des besoins spécifiques :
- Quels sont les points de frustration actuels pour vos techniciens (manque d’accès, documents obsolètes, trop de temps perdu) ?
- Quels sont les équipements critiques nécessitant un suivi documentaire rigoureux ?
- Quelles fonctionnalités souhaitez-vous dans une GED et une GMAO (mode hors-ligne, recherche avancée, gestion des droits d’accès) ?
Exemple : Un technicien pourrait signaler qu’il passe trop de temps à chercher les fiches techniques pour des équipements complexes. Dans ce cas, l’intégration d’une GED qui permet la recherche rapide par mots-clés et d’une GMAO qui relie ces documents à l’équipement concerné deviendrait une priorité.
➡️ Lire aussi — Gestion documentaire : 6 conseils pour une utilisation efficace en maintenance
Choisissez des outils interopérables
Le choix des solutions GED et GMAO est une étape déterminante pour garantir une mise en œuvre réussie.
Optez pour une solution intégrée : Les outils tout-en-un, comme DOMMS, combinent nativement GED et GMAO, ce qui facilite la fluidité. Une telle solution garantit que les informations circulent facilement entre les deux systèmes et que vos techniciens accèdent à toutes les données depuis une interface unique.
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Vérifiez la compatibilité avec votre système d’information : Assurez-vous que les solutions sélectionnées s’intègrent bien avec vos outils existants (ERP, outils IoT, logiciels de gestion des stocks). Cette intégration garantit une vue d’ensemble sur vos processus.
Priorisez la facilité d’utilisation : Les techniciens doivent pouvoir adopter les outils rapidement. Choisissez des interfaces intuitives avec des fonctionnalités adaptées à leur réalité quotidienne, comme l’accès mobile ou le mode hors-ligne.
Évaluez la scalabilité : L’outil doit pouvoir évoluer avec vos besoins futurs, en intégrant de nouveaux équipements, fonctionnalités ou utilisateurs.
Impliquez les équipes le plus tôt possible
La réussite d’un tel projet repose en grande partie sur l’implication de vos équipes techniques et managériales.
Organisez des ateliers collaboratifs :
- Réunissez les techniciens, managers de maintenance et responsables IT pour comprendre leurs besoins spécifiques.
- Présentez les bénéfices de l’intégration GED + GMAO et recueillez leurs attentes.
Désignez des ambassadeurs internes : Identifiez des techniciens ou des responsables volontaires pour tester les outils et servir de relais auprès des autres utilisateurs. Leur retour d’expérience (feedback) sera précieux pour ajuster le déploiement et mobiliser leurs collègues.
Communiquez en toute transparence : Expliquez clairement les objectifs du projet (gains de temps, réduction des erreurs, simplification des processus) pour rassurer les équipes sur la pertinence de cette transformation.
Exemple : Pendant un atelier, un technicien pourrait suggérer d’intégrer des vidéos explicatives dans les outils pour simplifier les procédures complexes. Cette idée, adoptée dès la phase de déploiement, améliorerait l’adhésion des utilisateurs.
Formez vos collaborateurs
Une formation adaptée est indispensable pour que vos équipes exploitent pleinement les nouvelles solutions.
Personnalisez la formation : Adaptez le contenu aux différents profils : les techniciens, managers et responsables IT n’auront pas les mêmes besoins de formation.
- Utilisez des exemples concrets issus de votre environnement (interventions courantes, équipements spécifiques).
Planifiez des sessions pratiques : Organisez des ateliers dans lesquels les techniciens manipulent directement les outils pour apprendre à rechercher un document, planifier une intervention ou mettre à jour une fiche technique.
Exploitez les supports pédagogiques : Utilisez les guides ou tutoriels accessibles à tout moment pour accompagner les utilisateurs dans leur prise en main.
Suivi post-formation : Soyez sensible à la qualité du support technique de l’outil sélectionné pour répondre aux questions et résoudre les problèmes lors des premières semaines d’utilisation.
Exemple : Un technicien formé découvre qu’il peut facilement accéder aux historiques de maintenance d’une machine et consulter les rapports précédents directement depuis son application mobile. Ce bénéfice immédiat le motive à utiliser l’outil régulièrement.
Associer GED et GMAO, c’est offrir une solution technologique complète qui répond aux défis modernes de la maintenance industrielle. Ce duo transforme non seulement le quotidien des techniciens, mais améliore également la gestion globale des opérations.
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