GED et GMAO : Les éléments clés pour optimiser vos opérations de maintenance
Tout d’abord, la gestion électronique de documents (GED) et la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont deux piliers essentiels pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus, réduire les coûts et gagner en efficacité. Dans cet article, nous explorerons comment la GED associée à la GMAO, peut améliorer la productivité de votre activité tout en assurant une traçabilité complète des documents au cours de leur cycle de vie.
Dématérialisation et archivage électronique :
La dématérialisation, processus de conversion des documents papier en formats électroniques, est la première étape pour une GED efficace. Elle permet de numériser les documents, favorisant ainsi l’archivage électronique. Les logiciels de gestion électronique de documents offrent des solutions robustes pour archiver, classer, et indexer les données numériques de manière sécurisée et accessible.
Cycle de vie des documents et traçabilité :
La gestion du cycle de vie des documents est cruciale dans une approche GED. Les métadonnées, informations structurées décrivant le contenu des documents, facilitent l’indexation et permettent une traçabilité optimale. Du moment de leur création jusqu’à leur archivage numérique, chaque étape est enregistrée, assurant une gestion transparente des processus.
Workflow et travail collaboratif :
L’intégration de workflows au sein des logiciels de gestion permet d’automatiser les processus métiers. Les solutions en mode Saas favorisent le travail collaboratif, permettant aux équipes de collaborer de manière sécurisée sur des documents électroniques. Ces fonctionnalités contribuent à une automatisation efficace des flux documentaires.
Sécurisation et gestion des droits d'accès :
La sécurité des données est primordiale pour votre entreprise. Les logiciels de GED garantissent une gestion des droits d’accès, assurant que seules les personnes autorisées puissent consulter, modifier ou partager des documents. Les signatures électroniques renforcent également la sécurité des documents dématérialisés.
Indexation et recherche de documents :
L’indexation des documents permet une recherche rapide et précise. Les types de documents, les métadonnées et les mots-clés facilitent la classification, rendant la récupération d’informations plus efficace et augmente la performance de vos services.
Disposer d’une GMAO avec une GED intégrée est un atout pour les techniciens de maintenance. Certains logiciels de GMAO équipés d’un moteur de recherche et de systèmes d’identification des matériels par puce NFC ou RFID sont un réel gain de temps pour les équipes.
Solution de Gestion Électronique de Documents (GED) et logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) :
L’intégration d’une GED avec une GMAO renforce la traçabilité informatique en automatisant le traitement des documents liés aux processus de maintenance. Les données, qu’elles soient dématérialisées ou non, sont centralisées, facilitant la gestion de l’information et la prise de décision pour les utilisateurs en intervention.
Dématérialisation des factures et réduction des coûts :
La dématérialisation des factures, partie intégrante de la GED, contribue à la réduction des coûts liés au traitement des documents papier. Les flux documentaires automatisés accélèrent le traitement des factures fournisseurs, améliorant ainsi la productivité.
Content management et stockage électronique :
La GED n’est pas seulement la gestion de documents, mais aussi la gestion de contenu. Les logiciels de GED agissent comme des systèmes de gestion documentaire, centralisant le stockage électronique de documents, qu’ils soient des fichiers bureautiques, des courriers électroniques ou des données dématérialisées.
En intégrant une GMAO disposant d’une GED, gardez un accès, lors des interventions des techniciens, à tous les documents techniques tels que, les plans de maintenance préventive, les notices d’utilisation des équipements, pièces de rechange en stocks, etc…)
Transformation numérique et gestion de la documentation :
La GED est au cœur de la transformation numérique. Elle offre une solution électronique complète pour la gestion des documents, garantissant la pérennité des données et la maîtrise documentaire. Tout comme la GMAO, qui est un outil indispensable aujourd’hui pour un suivi de la maintenance et des performances.
En conclusion, la GED est bien plus qu’une simple dématérialisation des documents. Elle englobe l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage électronique. Associée à une GMAO, elle offre une solution complète pour optimiser la productivité, renforcer la traçabilité et faciliter la gestion de l’information au sein des organisations. La dématérialisation, l’automatisation des processus et la sécurisation des documents sont des éléments clés pour les entreprises cherchant à prospérer dans un environnement de plus en plus informatisé.
Pour en savoir plus sur la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) et ses fonctionnalités, rendez-vous dans notre rubrique blog !
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