Intégration d'une GMAO dans son SI, comment s'y prendre ?
Intégrer une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) à votre Système d’Information (SI), c’est lui permettre de percevoir et de réagir aux besoins de maintenance avec une précision inégalée. Bien au-delà de l’idée selon laquelle la GMAO serait uniquement réservée à la seule gestion de la maintenance, elle permet, couplée au SI, d’optimiser les processus et de garantir une meilleure réactivité. Une GMAO communicante grâce à l’utilisation des API (Application Programming Interface ou « Interface de Programmation d’Application ») permet d’intégrer et de synchroniser les données avec les autres outils de l’entreprise, tels que l’ERP, enrichissant ainsi l’ensemble des processus de gestion. Cependant, cette intégration nécessite une préparation minutieuse et une planification rigoureuse. Dans cet article, nous allons explorer les étapes essentielles pour réussir cette intégration.
Analysez vos besoins et choisissez une GMAO adaptable à votre SI
Avant de choisir une GMAO, vous devez analyser vos spécificités pour garantir que la solution choisie s’intégrera parfaitement à votre SI. Une GMAO bien adaptée doit non seulement répondre à vos attentes en termes de fonctionnalités, mais être également compatible avec l’architecture de votre SI. La GMAO DOMMS se distingue par sa capacité à proposer des intégrations sur mesure, afin de garantir la parfaite adéquation avec vos besoins uniques.
Pourquoi votre GMAO doit-elle être intégrée à votre SI ?
C’est la première question à se poser, car essentielle, et amène d’autres interrogations : quels sont vos besoins spécifiques ? Qu’attendez-vous de la GMAO ? Cherchez-vous à améliorer la gestion des interventions ? Voulez-vous optimiser la planification de la maintenance préventive ?
Quels sont vos objectifs et vos attendus ?
Une fois vos besoins identifiés, définissez des objectifs clairs en lien avec votre SI. Par exemple, vous pouvez vouloir établir la synchronisation des stocks entre la GMAO et votre système de gestion des stocks. Ou encore, automatiser la remontée des temps d’intervention des techniciens vers votre SIRH afin d’avoir une gestion précise des ressources humaines et des coûts de main-d’œuvre. Un autre objectif pourrait être de lier les données de maintenance avec votre ERP pour une meilleure planification et allocation des ressources. En résumé, ces objectifs doivent être mesurables et atteignables (pensez aux objectifs S.M.A.R.T).
Vérifiez l'acceptabilité de la GMAO avec votre SI
Rappelons l’objectif de cet article : intégrer la GMAO à votre SI. Pour garantir le succès de cette intégration, vous devez choisir le mode d’hébergement (SaaS ou On-premise) adapté à votre stratégie. Chez DOMMS, c’est simple, nous vous proposons les deux types d’hébergement afin de vous garantir une intégration réussie !
Planifiez et mettez en œuvre
Prêt à intégrer une GMAO ? Pas si vite. Il faut maintenant planifier minutieusement chaque étape du projet.
Commencez par former une équipe chargée du pilotage. Elle supervise le projet et garantit une communication fluide entre tous les intervenants.
Ensuite, identifiez et documentez les flux de données entre la GMAO et le SI. Par exemple, précisez comment les informations de maintenance seront transférées vers le système ERP (Enterprise Resource Planning) pour la gestion des achats, ou comment les données de performances des équipements seront intégrées dans les tableaux de bord analytiques de l’entreprise. Assurez-vous que tous les flux de données soient bien définis et que les interfaces nécessaires, comme les API, soient disponibles et configurées correctement. Cela peut concerner les ERP, l’IoT, les systèmes de supervision (SNCC), les logiciels d’achat, les SIRH etc.
Attribuez des responsabilités précises à chaque membre de l’équipe projet. Désignez qui sera responsable de la collecte des données, de la configuration des interfaces entre la GMAO et le SI, et de la gestion des tests d’intégration. Chez DOMMS, nous organisons des sessions de formation spécifiques pour les utilisateurs finaux et les administrateurs du système, en mettant l’accent sur l’intégration des données notamment.
Évaluez ensuite toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Outre le budget et le personnel, il est intéressant de considérer les besoins en équipements informatiques (serveurs et les dispositifs de sécurité des données par exemple). Un point important à relever est le fait d’avoir des solutions de sauvegarde et de récupération des données en place pour éviter toute perte d’information critique.
Enfin, établissez des jalons clés pour suivre l’avancement du projet (finalisation de la configuration des interfaces, tests d’intégration, déploiement pilote, etc).
Si reprise d'un historique antérieur, préparez la migration des données
Vous avez désormais une idée très précise de votre planification. L’une des phases particulièrement importantes concerne la migration des données. Ne lésinez pas sur une préparation soigneuse de cette migration.
Commencez par identifier toutes les données pertinentes (historiques de maintenance, informations sur les équipements, les stocks de pièces détachées, ordres de travail existants, etc.) à transférer vers le nouveau système
Une fois les données collectées, passez à l’étape de « nettoyage ». Le nettoyage des données consiste à éliminer les doublons, à corriger les erreurs, et à combler les lacunes. Par exemple, vérifiez que toutes les informations sur les équipements sont complètes et exactes. Les données incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner des inefficacités dans le système GMAO et compliquer son utilisation.
Ensuite, structurez les données pour qu’elles soient compatibles avec le nouveau système. Cela peut inclure la conversion de formats de fichiers, l’alignement des données sur les nouvelles catégories et champs de la GMAO, et la création de relations logiques entre les différentes données. Par exemple, les données sur les équipements doivent être liées aux historiques de maintenance correspondants.
Pour une migration efficace, utilisez des outils de migration de données (export/import, xls, csv, etc.) lorsque cela est possible. Ils peuvent automatiser une partie du processus, et réduire le risque d’erreurs humaines. Avant de procéder à la migration complète, effectuez des tests de migration avec un échantillon de données pour identifier et résoudre les problèmes potentiels.
Enfin, documentez tout le processus de migration. Cette documentation sera utile pour comprendre les décisions prises, pour former les utilisateurs et pour faciliter la résolution de problèmes futurs. Elle servira aussi de référence en cas de besoin d’audit ou de conformité.
Configurez la GMAO dans votre SI
Adaptez votre GMAO à vos workflows et processus de maintenance
Passons à l’étape suivante : l’intégration à vos workflows et processus de maintenance. Si ce n’est déjà fait, cartographiez vos processus actuels. Identifiez les étapes clés, de la réception d’une demande d’intervention à la clôture de l’ordre de travail, et notez comment ces processus interagissent avec d’autres application du SI.
La personnalisation est essentielle pour garantir que la GMAO réponde à vos besoins spécifiques, tout en s’intégrant à votre SI sans friction. Adaptez les champs de données pour qu’ils correspondent aux informations nécessaires et aux flux de données inter-systèmes. Par exemple, ajoutez des champs spécifiques pour les types d’équipements ou pour des indicateurs de performance clés, qui doivent être synchronisés avec votre éventuel ERP ou votre système de gestion des stocks.
Configurez également les interfaces afin que les données saisies dans la GMAO se mettent automatiquement à jour dans les autres applications de votre SI (exemple : formulaires pré-remplis pour accélérer la création d’ordres de travail). La configuration peut aussi porter sur des rapports personnalisés dont les données seront intégrées dans les tableaux de bord SI.
Avec DOMMS vous avez la main pour réaliser tout cela !
Suivez le déploiement de la GMAO avec votre SI
Une fois déployée, vérifiez que la GMAO répond bien aux attentes communes
Si vous avez soigneusement suivi les étapes précédentes, le déploiement de la GMAO devrait être une formalité. Il est important de continuer à faire des points de vérification entre la GMAO et le SI afin de s’assurer que les flux soient correctement traités et adaptés. Effectuez des tests en conditions réelles pour vérifier que toutes les fonctionnalités de la GMAO liées au SI fonctionnent correctement. Par exemple, déclenchez une intervention et suivez le processus de création, d’attribution et de clôture d’un ordre d’intervention puis de l’utilisation des pièces de rechange, leur sortie et leur intégration dans l’ERP. Assurez-vous que les rapports générés soient précis et que les utilisateurs puissent accéder facilement aux informations dont ils ont besoin.
Le Pack Start de DOMMS
Un tel projet ne s’improvise évidemment pas. C’est pourquoi DOMMS a conçu un Pack Start pour vous accompagner dans le déploiement initial de votre GMAO. Ce pack inclut des services d’assistance à la configuration, des sessions de formation pour les utilisateurs et un support technique continu sur mesure. Utiliser le Pack Start, c’est sans doute la meilleure manière de faciliter la transition et garantir que tous les aspects de la GMAO sont optimisés dès le début.
Lire aussi : 7 étapes pour réussir le déploiement de la GMAO DOMMS dans votre entreprise
Comment la GMAO DOMMS réussit-elle à s’intégrer efficacement avec les SI de ses clients ?
Les API bien sûr !
On vous en a déjà beaucoup parlé, l’intégration réussie de la GMAO DOMMS dans votre SI repose en grande partie sur l’utilisation des API ou interface Cloud (Web Socket, MQTT, etc.). Elles permettent une communication fluide entre différents logiciels et systèmes, facilitant ainsi le transfert de données et l’automatisation des processus. Ainsi les API de DOMMS permettent d’importer automatiquement des données depuis d’autres systèmes de gestion, tels que les ERP ou les systèmes de gestion de stocks.
Les API offrent plusieurs avantages pour l’intégration d’une GMAO. Elles permettent une synchronisation en temps réel des données, ce qui garantit que toutes les informations sont toujours à jour. Lorsqu’un nouvel ordre de travail est créé dans la GMAO, cette information peut être instantanément partagée avec le système ERP.
Les API permettent également de personnaliser l’intégration selon vos besoins spécifiques. Il sera possible à votre entreprise de configurer les API pour intégrer uniquement les données pertinentes à ses processus, comme les historiques de maintenance ou les niveaux de stock de pièces détachées.
DOMMS met à disposition des API robustes et bien documentées, ce qui simplifie le processus d’intégration pour vos équipes techniques. La documentation détaillée des API permet aux développeurs de comprendre rapidement comment utiliser les interfaces et d’intégrer efficacement la GMAO avec d’autres systèmes. En outre, DOMMS offre un support technique pour aider à résoudre les problèmes d’intégration et à optimiser l’utilisation des API.
Lire aussi : L’Importance des API dans l’Intégration de la GMAO DOMMS
Sans oublier notre équipe d’experts informaticiens, qui œuvrent tous les jours pour vous accompagner et vous garantir l’intégration des flux et données adaptées à vos besoins.
GMAO + SI = efficacité et fiabilité
Nous venons d’explorer ensemble comment intégrer une GMAO dans votre système d’information. Si elle est bien intégrée, retenez que la GMAO devient le chef d’orchestre de vos opérations de maintenance.
En résumé, intégrer une GMAO avec votre SI, c’est :
- Centraliser et simplifier la gestion des données et des processus, pour une réactivité accrue ;
- Améliorer l’efficacité opérationnelle, en réduisant les temps d’arrêt et en prolongeant la durée de vie de vos équipements ;
- Faciliter le quotidien de votre équipe de maintenance, avec un accès rapide et fiable aux informations nécessaires ;
- Automatiser les procédures et les tâches répétitives, libérant du temps pour des initiatives de plus grande valeur ;
- Préparer votre entreprise pour l’avenir, en adoptant une solution qui évolue avec les besoins et les technologies émergentes ;
- Assurer la satisfaction des utilisateurs et des décisionnaires pour un écosystème performant et complet.
Bien sûr, l’intégration d’une GMAO dans les SI est une phase essentielle et stratégique, notamment en termes de compatibilité et de sécurité des données. Faites confiance à nos experts pour vous aider et vous accompagner dans l’intégration tout en fluidité de notre GMAO DOMMS. Contactez notre équipe dès maintenant !
